2、根据客人的情况做出相应的住宿安排。饮食要根据客人的风俗习惯、宗教信仰、身体状况来安排，菜品要尽量体现地方特色。公司出品的好酒也应该作为招待用酒。住宿要根据客人的身体情况安排。如果客人身体不好或年纪较大，应安排在通风或靠窗的地方。

3、拟定时间表。

4、提前准备好专家的来访资料，准备好本次接待的相关资料和文件，发放给公司员工。

5、邀请媒体和电视台做本次专家专访。

6、做好安全措施，安排好相关人员。提前做好医疗储备，以防突发事件。

7、保证车辆供应畅通，及时接送客人。

8、预定客人的返程机票。

三、确定迎宾人员，提前准备迎宾所需物品。

1、确定客人的到达时间，提前到达接待处(注：不得迟到)。

2、准备一张欢迎卡，用客人能理解的文字写下具体信息。招牌写得工整，字体醒目。

3、接待客人后，要主动打招呼，递上名片。会有微笑，热情，礼貌。

四、确定护送和送别人员的安排。

1、为来宾准备6份纪念礼物。

2、提前安排好路线，以防交通不便。

五、安排宴会。

比如在宴会上，敬酒的时候，需要有人提议敬酒，可以是客人，也可以是主人。敬酒时，注意起身用右手将酒杯扶正，然后用左手托住杯底，面带微笑四处巡视或目视观察你的敬酒对象，敬酒后需要一口气喝完。